La eficiencia en el trabajo (II)

El post de hoy es la continuación del artículo anterior sobre estos temas. Hoy haré un resumen del libro “Your Brain at Work”, escrito por David Rock.

“Para ser eficiente en tus actividades debes medirlas; es decir, controlar el tiempo que dedicas a ellas”

David es un prestigioso coach a nivel internacional que ya hace unos años decidió emprender un proyecto personal de vincular el coaching con las neurociencias. Tiene otros libros publicados, pero este nos ayudará a ser más productivos en nuestro lugar de trabajo.

El libro tiene cuatro bloques y en cada uno de los 14 capítulos muestra una historia que sucede comúnmente en nuestras empresas. A continuación, introduce conceptos de las neurociencias y describe cuál sería la mejor solución al respecto. Finalmente, hace una simulación ficticia de como debería haberse gestionado el conflicto inicial.

El primer bloque describe como funciona nuestra parte cognitiva del cerebro, lo denomina “headmind”, la conocida parte racional.

“El cerebro es como el escenario de un teatro donde hay muchos actores que aparecen y desaparecen” David Rock

Focalizarse en problemas consume mucha más energía que focalizarse en soluciones. Y es mejor utilizar la parte creativa para ello por la mañana cuando la mente está más fresca.

Estudios relacionales complejos demuestran que menos variables en mente hacen más efectiva la toma de decisiones. Por tanto, tres acciones a considerar: simplifica, agrupa conceptos y selecciona los actores cuidadosamente.

Si eres multitarea, combina tareas de pensamiento con tareas rutinarias y automáticas. Es muy recomendable destinar dos o tres momentos al día en responder emails.  Hay que evitar las distracciones externas e internas para ser más efectivos.

Hay una antigua parábola que habla del elefante y su guía (the «rider»). La voluntad es el guía que intenta controlar el inconsciente. Y el cortex prefontral sólo ocupa el 4% de nuestro cerebro. Para evitar esta predominancia de nuestro inconsciente, es necesario establecer puentes y conexiones entre los dos cerebros. Fuente imagen: blog «Dear Bible Belt»

Esta parte acaba con el concepto de «activar nuestro director”. Significa que frecuentemente hemos de ser espectadores de nuestro cerebro. Observarlo como si estuviéramos en un teatro o cine. Es el concepto de mindfulness.

Sin un director, tu eres un simple autómata, dirigido por la ambición, el miedo o el hábito. David Rock

El segundo bloque describe el control de nuestras emociones. Describe tres técnicas para permanecer atento bajo presión: etiquetar o nombrar la situación emocional actual, redefinir el enfoque de la situación y gestionar tus expectativas. Por el esfuerzo destinado a afrontar un evento de forma diferente, puede ser útil un coach o compañero de trabajo.

Expectativas positivas (y la ilusión) aumenta el nivel de dopamina en el cerebro, y te ayuda a focalizarte más.

«Los insights ocurren más frecuentemente cuánto más relajado  y  feliz estás». David Rock

Tercer bloque

En esta parte muestra conceptos que nos pueden ayudar a colaborar con los demás de forma más productiva.

Si hacemos un análisis de riesgos y elaboramos un plan detallado de nuestro proyecto o business plan, reducirá el sentimiento de miedo al fracaso y creará una ilusión por conseguirlo. Te subirá la energía para pasar a la acción y serás mas productivo. En el libro lo denomina a “toward state”. El estado contrario, un “away state”, te hace improductivo y te frena a la acción. Son estados provocados por nuestras emociones.

Entornos de trabajo donde tu status, seguridad, autonomía, sentimientos de justicia y las relaciones se sientan amenazados provocaran bajos rendimientos, reducirán la proactividad y la colaboración con los demás. Es decir, estos ambientes provocan un “away state”.

Cuarto bloque

La parte final del libro es sobre como cambiar la cultura de una organización.

Para cambiar la cultura has de crear un ambiente de seguridad, un focus con un camino y repetir una y otra vez rutinas encaminadas al objetivo.

Es muy importante poner objetivos o metas que provoquen ilusión y no se vean como una amenaza. En función de tu target aparecerán problemas y reducirán las acciones a emprender.

Los problemas vienen a la mente mucho más fácil que las soluciones, la gente siempre está poniendo objetivos hacia atrás (away goals) en lugar de objetivos hacia adelante (toward goals). Además, los problemas son más seguros que las soluciones desconocidas, y el cerebro naturalmente se fija en la certeza. Por estas razones y más, las “toward goals” son raras, y podría requerirnos buscar un poco de ayuda de otra persona, como un jefe o coach. Un buen objetivo nos ayudará a ser más productivos.

Concluyendo, es mejor crear unos procedimientos para que la gente establezca metas por sí mismos, que planificar y poner metas para los demás.

Cuánto más ayudes a la gente a encontrar sus propias soluciones, más fácil será ayudarles a ser más efectivos» David Rock